Alba Archivio Sicuro

La soluzione software pensata e sviluppata da Alba è chiamata AlbaArchivio SICUROed è composta dai seguenti moduli:

• DMSArchivio SICURO, basato su piattaforma Open source Alfresco, permette l’archiviazione e la gestione dei documenti, la condivisione ed eventuali processi di approvazione di interi Archivi, in linea con quanto previsto dalla normativa vigente per la Pubblica Amministrazione (D.P.R. 445/00 e ss.mm.ii.);
• OCR (Optical Character Recognition) Integrato:È un sistema di riconoscimento ottico ed automatico dei caratteri, che permette un’analisi del file scansionato, in cui possono essere catturati i relativi metadati riconosciuti e quindi le parole chiavi necessarie per una successiva ricerca (per esempio nome del medico, reparto, un particolare medicinale, etc.). Optical caracterrecognition

Alba Archivio SICUROviene fornito con le funzionalità di gestione deltitolarioedei fascicoli, oltre che dell’inventariazione, nel pieno rispetto della normativa di riferimento e della disciplina archivistica."

Il sistema OCR rappresenta un alto valore aggiunto alle funzionalità della piattaforma, mettendo a disposizione dei fruitori soluzioni innovative ed efficaci, attraverso percorsi di ricerca più agili e snelli rispetto ai modelli tradizionali. In pratica la ricerca ed individuazione di un documento, faldone o scatola, oltre ai criteri ordinari, avverrà anche attraverso informazioni contenute nel documento stesso, che altrimenti sarebbero state inutili ai fini della ricerca."

La soluzione AlbaArchivio SICUROfornisce gli strumenti necessari per eseguire:"

• Ricezione dei documenti e acquisizione da qualsiasi fonte, con funzionalità OCR integrata
• Catalogazione intelligente in base alla tipologia di documento acquisito
• Archiviazione e conservazione con procedura di acquisizione documenti
• Politiche di sicurezza e accesso ai dati acquisiti
• Ricerca avanzata in modalità Full-Text
• Gestione delle richieste di documentazione in entrata e uscita (consultazioni)
• Sistema di reportistica e statistiche sui dati inseriti
• Rintracciabilità della posizione fisica dei documenti inseriti

Digitalizzazione e relativi livelli di sicurezza

Alba Archivio SICURO offre una soluzione completa per gestire l’intero processo di digitalizzazione. La digitalizzazione dei documenti è composta dalle seguenti fasi:"

• Acquisizione ottica di documenti e dati da qualsiasi fonte, con funzionalità OCR
• Classificazione ed elaborazione dei file di scansione in modo tale che l'organizzazione dei documenti sia facile e automatica
• Estrazione dai documenti di dati significativi da utilizzare in processi di gestione intelligenti e dinamici
• Gestione documenti digitalizzati e relative stampe di QR-Code

Livelli di sicurezza

Le misure di sicurezza adottate da ALBA nella gestione documentale sono:"

• protezione periferica della WAN e della LAN;
• protezione dei sistemi di accesso e conservazione delle informazioni
• assegnazione d’ogni utente della Applicazione, di una credenziale di identificazione interna (utente), di una credenziale riservata di autenticazione (password) e di un profilo di accesso
• cambio delle password con frequenza periodica durante la fase di esercizio
• gestione del servizio con particolare riferimento sia all’esecuzione e alla gestione delle copie di backup dei dati e dei documenti da effettuarsi con frequenza giornaliera, sia alla capacità di ripristino applicativo del sistema informatico
• gestione, a cura del responsabile Reti e Tecnologie, delle copie di backup
• impiego e manutenzione di un adeguato sistema antivirus e di gestione delle patch e service pack correttive dei sistemi operativi

Alba Archivio SICURO garantisce la massima sicurezza ai dati in termini di protezione e integrità.

CONSULTAZIONE E RICERCA

Alba Archivio SICURO fornisce gli strumenti necessari per eseguire ogni tipo di ricerca sull’intero Patrimonio archivistico, il tutto grazie alle tecnologie del potente motore di ricerca Lucene, che utilizza funzioni di ricerca full-text ed OCR, con un’indicizzazione avanzata di tutti i contenuti e flusso di lavoro."

Consultazione online dell'archivio

Il DMS Alba Archivio SICURO, per quanto riguarda la consultazione della documentazione digitalizzata, offre modalità rilevanti in termini di Fruibilità, Semplicità, Efficacia e Tempistica"

Consultazione in modalità online

Le Richieste di consultazione on-line tramite scansione degli originali, potranno essere avanzate dal Committente inviando una E-mail alla casella di posta elettronica dedicata, oppure tramite telefono, oppure attraverso la compilazione on-line di un semplice format (Modulo Consultazione) sulla nostra piattaforma gestionale Archivio SICURO, inserendo le informazioni relative all’unità o al singolo documento che si intende richiedere"

CONSULTAZIONE DELLE UNITA' DI CONSERVAZIONE IN ORIGINALE

Le Richieste di consultazione di originaliavviene attraverso l’invio di una E-mail alla casella di posta dedicata, oppure attraverso la compilazione on-line di un semplice format (Modulo Consultazione) sulla nostra piattaforma gestionale Alba Archivio SICURO, inserendo le informazioni relative all’unità che si intende richiedere. Il nostro personale provvede ad estrarre immediatamente il documento oggetto di consultazione"

CONSULTAZIONE PRESSO IL NOSTRO DEPOSITO ARCHIVISTICO

All’interno del nostro Deposito di Aprilia è presente una sala di consultazione dedicata, attrezzata con scrivanie e pc. Il nostro personale è in grado di coadiuvare ogni tipologia di richiesta di consultazione. Il Personale del Cliente interessato a consultare l’Archivio in loco, invia richiesta formale via E-mail al nostro Responsabile, che provvede ad accertarsi, verificando la Lista ufficiale degli Autorizzati e/o contattando il Committente, che la richiesta sia valida, in quanto pervenuta da personale autorizzato all’accesso agli atti"